Integrated Software Services
FFAMS有以下優點:
1.

轉用電腦化管理固定資產的最大難點,在於初期資料的輸入工作。要把數以千計的資產資料輸入電腦,並不輕易。FFAMS有見及此,特別設計出數個重要的功能,能大大簡化資料輸入的工作:

  • 批次資料匯入;
  • 批次修改物資資料;
  • 批次輸入同類物資;
  • 批次輸入無序號物資。
2.

FFAMS擁有極之強大的搜尋能力,搜尋條件十分廣泛,包括:物資類別、商號、銷售聯絡人、物資名稱、文字描述、品牌、型號、發票編號、序號、購買日期、價格、使用狀態、位置、保養商號、保養期限等等

另外,用戶可以選擇搜尋結果包含哪些資料,並且可以匯出成文字檔,以便在其他軟件(例如:Excel、Access)中使用。

此外,搜尋結果是可以排序的,最多可支援四個排序條件。

3.

支援樹狀資料格式。固定資產的資料當中,有很多都是有從屬意義的,例如:噴墨打印機屬於打印機類、打印機屬於電腦硬件類、電腦硬件屬於電腦類。

使用樹狀資料格式,可以方便資料分類。由於系統內資料繁多,所以必須要配合良好的分類,否則便會混亂不堪。此外,在進行報告產生及資料搜尋的時候,由於樹狀資料有從屬關係,在指定條件時會十分方便,因為指定了樹狀資料的一個節點,便等同於指定該節點的所有從屬節點。

4. 由於很多物資都擁有保養服務,而這些保養服務的期限、條款都大不相同。所以管理這些保養合約將會十分繁瑣。FFAMS擁有保養到期提示,讓用戶能盡早處理保養合約的延續工作。
5.

FFAMS支援Barcode的產生及列印,用戶可以隨時選擇列印任何數量的Barcode標籤。在標籤上可以包含自選的額外資料,例如:產品編號、Serial No、發票編號、資金名稱、購買日期、保養商號名稱、保養服務到期日、維修熱線。

標簽可以用一般鐳射打印機來列印,或者使用標簽打印機亦可。

6.

FFAMS的盤點工作很有彈性,能指定盤點哪些物資類別以及位置的物資。它支援「人手填表」及「Barcode」兩種盤點模式。

Barcode盤點模式可配合手提Barcode Scanner使用,系統會自動分析盤點結果。針對Barcode標籤有可能被塗污或損壞的情況,從而影響盤點工作,系統支援以下四種解決辦法:

  1. 輕易地重新列印Barcode標籤;
  2. 在Barcode標簽上印上編號,方便人手輸入;
  3. 如果有同型號的物資存在,盤點時只需掃描一次,然後輸入數量便可;
  4. 可以掃描物資的Serial Number代替。
7. FFAMS支援維修記錄工能,可以記錄物資的維修情況,以便分析哪些品牌型號物資比較耐用等等。
8. 支援「一按備份功能」,只需要按一個按鈕,便會備份全部資料。另外,還可以用Windows內建的備份工具來定期備份整個系統,十分安全。
9. 配合電子証書使用,讓通訊資料被加密,防止截取。
10. 整個FFAMS都是Web-Based程式,用戶只需要用瀏覽器(例如 IE)便可接通系統。於是FFAMS除了可以放在機構內部之外,還可以開放到互聯網上,讓不同地域的用戶使用。
11. 支援「以身份為識別(Role-based)」的權限設定,權限套用到用戶組別,讓管理更輕鬆。
12. 可以為不同的物資類別指定管理員,於是機構內不同部門可以負責管理不同類別的物資,分工清晰。
13. 支援「物資註銷批核」功能,讓具權限用戶可以批核物資的註銷申請
14.

FFAMS擁有強大的報告產生器,能產生以下十二種報告:

  1. 年度開支統計;
  2. 歷年總開支統計;
  3. 發票一覽;
  4. 資金使用狀況;
  5. 保養合約內容;
  6. 物資的保養狀況;
  7. 物資使用狀況;
  8. 物資位置;
  9. 固定資產登記冊(符合香港教育局規定的格式);
  10. 物資維修統計;
  11. 註銷表;
  12. 資產圖冊。
15. 支援「動作記錄」功能,系統自動記錄所有用戶的動作,保存包括IP地址等資料,作為一種保安措施。
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